شاید خیلی از مواقع این جملات را شنیده یا بیان کرده باشید که وقت نمیکنم، وقت ندارم، سرم خیلی شلوغه و نمیرسم! این موارد جملاتی هستند که معمولاً وقتی نمی توانیم زمان و کارهای خود را به خوبی مدیریت کنیم بیان می کنیم. سوال مهمی که در اینجا پیش می آید این است که تمام افراد تنها ۲۴ ساعت در طول شبانه روز زمان دارند، اما چه اتفاقی می افتد که برخی همیشه به بهترین شکل ممکن کارهای خود را به پایان رسانده و بعضی دیگر دائماً سردرگم در میان فعالیت های مختلف هستند؟ قطعاً پاسخ این سوال چیزی به جز مدیریت زمان صحیح نخواهد بود! در این مقاله قصد داریم این مورد را به خوبی با یکدیگر بررسی کنیم و با بهترین نکات مدیریت زمان در بخش های مختلف زندگی آشنا شویم.
تاریخچه مدیریت زمان
تاریخچه مدیریت زمان در دل کسب و کار و تجارت ها نهفته است.
از ابتدای انقلاب صنعتی اروپا، صنعتگران و کارخانه داران متوجه شدند برای بهره وری بالاتر باید از زمان خود بهترین استفاده را داشته باشند. چرا که کار در کارخانه بر خلاف کار در زمین کشاورزی و یا در یک مغازه سنتی، نیاز به دقت و نظم خاصی در استفاده از زمان داشت.
بنجامین فرانکلین، سیاستمدار، مخترع و دانشمند امریکایی می‌گوید: زمان یعنی همان پول!
از زمانی که انسان به این بینش رسید که با استفاده از زمان می شود به دستاوردهای بیشتر دست پیدا کرد، تمرکزش را گذاشت بر مدیریت این زمان. به همین خاطر دانشمندان حیطه کسب و کار در این زمینه پیش قدم شدند و دانسته های بسیاری از جانب آن ها در مورد مدیریت زمان به ما رسیده است.
فردریک وینسلو تیلور، پیتر دراکر و استیون کاوی از ابتدایی ترین و البته مطرح ترین صاحب نظران در حیطه افزایش بهره وری هستند.
تاریخچه مدیریت زمان صرفا به به این جا ختم نمیشود .موضوعی فراتر از مدیریت زمان وجود دارد: یعنی افزایش عملکرد هم مورد بحث قرار میگیرد. تا حدود ۳۰ سال پیش، تمام تمرکز متخصصین بهبود فردی، روی مدیریت زمان بود. البته که اقتضای آن روزها این بود که افراد زمان خود را مدیریت کنند و همین یادگیری مدیریت زمان باعث می شد از روزشان بیشتر استفاده کنند.
این موضوع در کشور های پیشرفته رواج پیدا کرد و افرادی که قصد خودسازی داشتند، به این مهارت، مجهز شدند .با وجود این که افراد مجهز به مدیریت زمان شده بودند، کسانی را هم می دیدند که بازدهی بسیار بالاتری دارند. یعنی از همان زمانی که در دست داشتند، بازدهی بیشتری در زندگیشان دیده می شد .همین اتفاق باعث پیدایش موضوعی به نام افزایش عملکرد شد .افزایش عملکرد، یعنی چگونه از همین زمانی که در دست داریم، بهترین استفاده را داشته باشیم. در کشور ما متاسفانه کمی دیرتر به علوم روز احساس نیاز پیدا می شود و الان کماکان در موضوع مدیریت زمان درگیر هستیم و کم کم مردم در حال رو آوردن به افزایش عملکرد هستند. و البته با توجه به تاریخچه مدیریت زمان ، هنوز فاصله داریم تا فراگیری این علم و موضوع!
مدیریت زمان چیست؟
این مهارت یکی از دغدغه های مهم افراد است که به دنبال آن هستند تا نتاج مطلوبی که دارند را کسب کنند. همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می شنویم، می دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا اینکه چطور به همه کارهای خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه می خواهند کارهای خود را طبق برنامه پیش ببرند و نمی توانند به فکر پیدا کردن این مهارت می افتند و اولین فکری که به ذهن آنها می آید این است که با یادگیری این مهارت می توانند به همه کارها برسند و موفق شوند!
اگر از من بپرسید مدیریت زمان چیست؟ من به سرعت به شما می گویم: مدیریت کردن زمان (Time Management) یعنی هوشمندانه کار کنید تا بهره وری خود را چند برابر افزایش دهید.
مدیریت زمان به معنای ساده به معنی فرآیند نظم دهی و برنامه ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت های خاص است. اگر این مهارت را به خوبی یاد بگیرید، قادر هستید که از زمان خود هوشمندانه ترین استفاده را داشته باشید. حتی زمانی که در موقعیت هایی که وقت کم دارید و فشار زیادی بر روی شانه های شماست، با داشتن این مهارت، می توانید سربلند از آن ها بیرون بیایید.
اهمیت مدیریت زمان
یادگیری این مهارت برای افرادی که هدفی دارند و نمیخواهند که عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی میدانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.
بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:
• منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می شود.
• وجهۀ حرفه ای بهتری به شما می دهد.
• استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
• باعث افزایش موقعیت ها برای پیشرفت می شود.
• برار است با استفاده بیشتر از فرصت ها.
• منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
• باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.
• باعث تقویت اعتماد به نفس می شود.
• موقعیت های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.
ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد: (عدم مدیریت زمان)
• عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم بازده است.
• اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
• کیفیت کاری را پایین می آورد.
• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
• نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.
مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن کدام است؟
مدیریت زمان یا Time Management یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
همه می دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می دهیم.
مهمترین نکته ای که در مجموعه درس های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که می تواند مجموعۀ گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.
بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا این که فکر می کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می دهد.
آیا نیاز اصلی شما، مهارتهای مدیریت زمان است؟
برخی اصطلاحات، این بخت را داشته اند که در بین مردم، بیش از سهم واقعی شان رواج پیدا کنند و به نظر می رسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
دلایلی زیادی وجود دارد از جمله اینکه:
• نداشتن انگیزه
• ضعف در نه گفتن
• اشتباه در اولویت بندی
• تنبلی و اهمال کاری
• تمرکز همزمان روی چند کار
• کمال گرایی یا کامل گرایی
• استراحت نداشتن بین کارها
• نداشتن فهرست روزانه
• ورزش نکردن
• رویاهای بزرگ و غیر واقعی
• ضعف در مهارت تصمیم گیری
• ضعف در تفویض اختیار
این ۱۳ تا از مواردی است که یا در آنها ضعف داریم یا خوب نمی‌توانیم انجامشان دهیم که همه ی این ها مانند یک دومینو در رشد فردی ما تاثیرگذار هستند. رشد فردی که باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد می شود. اگر علاقمند هستید که تغییری را در زندگی
خود به وجود بیاورید، توصیه می کنم مقاله رشد فردی را بخوانید.
نداشتن این ۱۳ مورد دلیل بر نداشتن مدیریت بر روی زمان است و توجه و کسب آنها نیز به خودی خود تکنیکی برای افزایش این مهارت در وجود شما هستند.
زیرا مهارت کنترل کردن زمان یک مهارت عام و کلی است که در برگیرنده چندین مهارت و تکنیک است. یعنی همه مسائل رشد فردی، طوری مرتبط با بهبود این مهارت در وجود خود است.
ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل
همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی شویم.
پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده ایم.
در ادامه برخی از رایج ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می کنیم:
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می کنیم به کمبود زمان گرفتار شده ایم.
وقتی که تصمیم می گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازۀ کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
مدیریت زمان و مسئله اولویت بندی در کارها کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت ها زیاد است و نمی دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغۀ کنکور ارشد را هم دارم و می بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینۀ تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می کنم یا می خواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همۀ خواسته های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می خواهد جلسات برون سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه ها می ترسیم. درست مانند کسی که می خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می شود که تصمیم می گیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیارکمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقت ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه ای کارها به دیگران، باعث می شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال طلبی نیز می تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال گرایی و بحث مدیریت زمان
کمال طلب ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می کشد. نام ای که می تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می شود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می گذارند و دور ماشین می گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازۀ یک عروسی از آنها وقت می گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در مهارت حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می کنیم.
مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل
بستری که در سازمان ایجاد کرده ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می شود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت ها سوق می دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می دهیم. خیلی وقت ها هم، ترجیح می دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئلۀ ریشه ای کمبود انگیزه، دیده نمی شود و عارضۀ سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می گیرد.
احساس می کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می کنند که به دلیل خجالت یا رو در بایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی های ما نیست. بلکه گویی می خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه های ما تحمیل کنند.
اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می دانید، شاید مطالعه یکی از درس های دوره مذاکره متمم، تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.
ضعف در مدیریت انرژی
مسئلۀ دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می ماند: «ما آن قدر درگیر مدیریت زمان می شویم که مدیریت انرژی را فراموش می کنیم.»
مثلاً از خودمان نمی پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟
فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟ آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقۀ میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟
راه های مدیریت زمان
تا به حال برایتان اتفاق افتاده که در مدت زمان خیلی کوتاه، کلی کار برای انجام دادن داشته باشی؟ کلی کار نیمه تمام باقی مانده، چگونه شما به کارهای کوچک دیگر رسیدگی می کنید؟ تمام اینها ثابت می‌کند شما با مدیریت کردن زمان مشکل دارید! این نوشته شما را با روش‌های ساده کنترل کردن زمان آشنا می کند. البته در مقاله تکنیک های مدیریت زمان خیلی مفصل تر و کامل تر به این مسئله پرداخته ایم. امیدوارم که آن را مطالعه کنید و به راهکارهایی که می خواهید برسید.
• مرتب باشید
نیم ساعت اول هر روزتان را به برنامه ریزی رویتان اختصاص بدهید. ببینید می‌خواهید چه کار کنید و یک لیست از آنها تهیه کنید. می‌توانید به این شکل در نظر بگیرید که چه کارهایی حتماً باید انجام شود و چه کسانی را باید ملاقات کنید. به چیزهایی که در لیست می‌نویسد مسئول پذیر باشید. برای فکرکردن، صحبت کردن و کارهایی با اولویت بالا زمان مشخص تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه موقع شروع و چه موقع کارها تمام کنید و طبق برنامه پیش بروید. برای یکجا نگه‌داشتن این برنامه‌ها از یک ابزار کمکی هم استفاده کنید.
بهترین زمان واسه کارهای طاقت فرسا زمانی هست که بیشترین انرژی را دارید. از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید تا ببینید برای انجام یک کار خاص چقدر زمان صرف می کنید. با این روش شما هم می توانید زمان هایی که کارایی بالایی دارید را پیدا کنید. فقط مطمئن شوید مدت زمانی که صرف یک کار می کنید ارزشش را دارد. همین طور خیلی خوب می شود که در زمان هایی که منتظر یک نفر دیگر هستید تا کارش را تمام کند، کارهای کوچک دیگر را انجام بدهید.
• دسته بندی کنید
کارها را به شکلی دسته بندی کنید که مهم ترین آن ها در ابتدا باشند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک بکنید به دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که کارهای اصلی مانده است. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پر کنید، ناگهان می بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک مهم ندارید.
سخت ترین کارها را پیش از هر کاری انجام دهید.
• قانون ۲۰ -۸۰ را دنبال کنید
یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون ۲۰ -۸۰ یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می گوید که ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش ها حاصل می شود. در فروش بدین معناست که ۸۰٪ از فروش‌ها شامل ۲۰٪ از مشتریان می شود. ترفند آن چیست؟ کافیست ۲۰ درصد از تلاش ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند، شناسایی نمایید و مقیاس بندی کنید. این کار را می توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و بر روی انجام آنها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.
• هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید
هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید. بعد از تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه می‌توانید به آنها نزدیک تر شوید. یک شبه درست نمی شود، اما این لیست به شما کمک می کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده تر است و به ما کمک می کند به سمت اهداف بلند مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.
تهیه لیست کارها از شب گذشته مهارت مدیریت زمان را در شما افزایش می‌دهد.
• اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه ریزی
یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می دهد، در این مقاله نیز نرم افزارها و تکنولوژی هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:
• واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد است.
• نرم افزار تودویست todoist یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه است.
• تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.
• تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین
• وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است
• نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime
• در مسیر درست باقی بمانید
یکی از کارهایی که در زندگی بسیار مهم و حیاتی است، این است که این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده ای که از زمان خود می توانم بکنم کدام است؟» و بعد از پیدا کردن جواب به کاری که در متن زیر از شما خواسته شده است عمل کنید.
توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه بندی درست آنها می تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد که در ادامه یکی از بهترین راه های تفکیک کردن کارها را برایتان توضیح داده ایم.
آقای ماتریس آیزنهاور یکی از افرادی بوده است که در زمینه کنترل کردن زمان فعالیت های گسترده ای را انجام داده که حاصل آن شد تقسیم بندی کارها به چهار دسته ای که در ادامه آن ها را خواهید دید. این کارها را در زندگی خود به خوبی تفکیک کنید تا به راحتی بتوانید کارهای خودتان را مدیریت کنید. اما مراقب باشید که در مسیر دچار اشتباه در کنترل زمان نشوید. به دلیل این که فقط سریع انجام دادن کارها به منظور کنترل کردن زمان نیست. به همین دلیل، مقاله ای را به نام اشتباهات مدیریت زمان را برای شما نوشته ایم که به شما خواهد گفت که چگونه دچار اشتباه در کنترل کردن زمان خود نشوید.
• مهم و اضطراری: کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه تان پیامدهای بلند مدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی توانید انجام دادن آن را به تعویق بیاندازید. کاری که مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. این دسته از کارها، همان کارهایی است که ما آنها را فوری فوتی یا اورژانسی می نامیم. مثلاً خدایی نکرده اگر یکی از بستگان نزدیک شما با خودرویی تصادف کند، لازم است که خودتان را در سریع ترین حالت ممکن به بیمارستان برسانید تا جویای حال او باشید. به این مربع «ماتریس آیزنهاور» می گویند.
• مهم اما غیراضطراری: کارهایی که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می توان به موقعی دیگر موکول کرد. یا دست کم انجام دادن آن ها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود.
کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می گیرند. خواندن کتاب های مهم در زمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت ها و توانمندی ها، همگی برای پیشرفت های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند. از این رو افراد معمولاً در انجام دادن آنها دریغ می کنند. متأسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت ها و قابلیت هایشان به قدری تعلل کرده اند که دیگران از آنها جلوتر زده اند.
• اضطراری اما نه مهم: اشخاص گمان می کنند از آن جهت که طی روز با این مسائل روبرو هستند باید جوابی برای آن ها پیدا کنند و حال آن که این ها آن اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت های خود را صرف کارهایی می کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی کنند. صحبت با همکاران از جمله مواردی است که می توان به آن اشاره کرد.
• نه اضطراری و نه مهم:
انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آنها در آن کار می کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه ها و اتومبیلرانی در خیابان ها از جمله مواردی هستند که می توان به آنها اشاره کرد.
این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی کنند. عادات کاری خوب ایجاد کنید. اگر کاری را به تکرار انجام دهید، به آن کار عادت می کنید. و عادت وقتی شکل گرفت شکستن آن دشوار است.
• زمان خود را تقسیم بندی کنید: برنامه سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه داشته باشید و در آنها همه وظایف و فعالیت هایی را که باید انجام شود، قرار دهید. بودجه بندی زمان باعث می شود زمان کاری خود را تنها به انجام چند کار محدود نکنید.
• برنامه زمانی خود را واقع بینانه بچینید: برنامه سنگین و غیرواقع بینانه، علاوه بر این که انرژی شما را کاهش می دهد، در صورت انجام نشدن، شما را ناامید و دلسرد خواهد کرد. و تنظیم برنامه ای سبک که کمتر از میزان توانمندی شما باشد، سبب می شود بسیاری از فعالیت هایی که توان انجام آن ها را دارید، بر زمین بماند و نارضایتی مافوق و حتی خودتان را به همراه داشته باشد. برنامه کاری خود را متناسب با توان خود و به طور واقع بینانه تنظیم کنید.
• دوری از سارقان زمان: در هر محیط کاری انجام برخی امور وقت شما را تباه می کند: وب گردی، استفاده زیاد از گوشی همراه، طولانی شدن تماس های تلفنی کاری و … علاوه بر این که میزان زیادی از وقت مفید شما را از بین خواهد برد، وجهه نامناسبی از شما در نزد همکارانتهان خواهد ساخت.
• پرحرف نباشید: یکی از مواردی که در مدیریت زمان بیشتر نادیده گرفته می شود، اجتناب از صحبت های غیرضروری است. اگر چه ارتباط اثربخش با همکاران و مافوق لازم است اما اجازه ندهید صحبت های خارج از موضوع، پرداختن به حواشی، انتقادهای بی اثر و مکرر و گپ های طولانی با همکاران، وقت مفید شما را بیهوده تلف کند. پرداختن به حواشی، انتقادهای بی اثر و مکرر و گپ های طـولانی با همکاران، وقـت مفید شـما را بیهـوده تلف کند
• منظم باشید: داشتن نظم و انضباط کاری تا حد بسیاری به مدیریت زمان کمک خواهد کرد. نگهداری منظم فایل های مورد نیاز، تفکیک فایل ها و وسایل مرتبط و غیر مرتبط، دور ریختن لوازم غیرضروری و حذف فایل های ناکارآمد و قرار دادن وسایل در سرجای خود، سبب می شود وقت بسیاری که صرف جست وجوی موارد مورد نیاز می کنید، کمتر شود. برای ایجاد عادت نظم، از ابزارهایی مانند تقویم رومیزی، کاغذهای یادداشت، اپلیکیشن های موبایلی و نرم افزارهای رایانه ای می توان استفاده کرد.
• مالک درونی کار باشید: اگر شما جزو افرادی هستید که فقط زمانی که مدیرتان بر شما نظارت می کند کار می کنید، تمرین کنید برای خودتان کار کنید. تعهد کاری واقعی از درون فرد آغاز می شود؛ بنابراین اگر خود را مسئول و متعهد به کاری بدانید، قطعا زمان خود را بهتر مدیریت می کنید و خطا و اشتباه کمتری در کار مرتکب می شوید.
• مدیریت زمان در استفاده از گوشی: برای مدیریت زمان در استفاده از تلفن همراه خود که یکی از وقت گیر های اصلی زندگی امروزه محسوب می شود، چند راهکار ساده و البته کاربردی به شما پیشنهاد می کنیم.
یکی از بهترین راهکارها این است که اگر واقعا استفاده ضروری از شبکه های اجتماعی خود ندارید، یوزرنیم و پسورد خود را ذخیره نکنید. در این صورت مجبور هستید برای هر بار سرزدن به آنها از ابتدا وارد شوید و همین موضوع و سختی که ایجاد می شود شما را از استفاده های غیرضروری منع خواهد کرد.
همینطور می توانید نوتیفیکیشن و همان اعلان های تلفن همراه یا اپ های مختلف موجود را غیر فعال کنید تا شما را وسوسه به سرک کشیدن در مواقعی غیرمورد نیاز نکند.
نظرات (0)
به یوزبیت؛ خانه محتوا خوش آمدید
یوزبیت، به نویسندگان مستقل این امکان را می‌دهد که رایگان تولید محتوا کنند و با کمک هوش مصنوعی، محتوای خود را به صورت مؤثر به مخاطبان نمایش دهند.
سایر مقالات نویسنده
جدیدترین مقالات
درباره ما . راهنما . اطلاعیه‌ها . آپدیت‌ها . قوانین . ارتباط با ما
کلیه حقوق این سایت برای یوزبیت محفوظ می‌باشد.